Officier d'État Civil - Commune de Cilaos H/F - Communes

Par voie de délégation, instruit, établit, délivre et publie les actes d'état civil. Délivre les copies et extraits. Délivre et met à jour les livrets de famille. Assure la tenue administrative des registres. Assure l'accueil multicanal du public

Accueil et renseignement du public
- Accueillir le public en fonction des différents canaux de communication utilisés
- Renseigner sur les services de l'état civil
- Orienter et informer le public sur la réalisation de démarches administratives papier ou numérique liées à l'état civil
- Expliquer les modalités et procédures nécessaires à l'obtention d'un acte d'état civil
Instruction et établissement des actes d'état civil
- Garantir la confidentialité et l'authenticité des actes reçus et transmis
- Contrôler la conformité des pièces fournies
- Réceptionner les déclarations relatives à l'état civil
- Vérifier les conditions réglementaires relatives à l'instruction des demandes
- Participer aux auditions de mariage
Tenue et conservation des registres d'état civil
- Délivrer des copies numérisées
- Contrôler l'élaboration des extraits de registre
- Apposer et rendre public les mentions marginales
- Participer à la sécurisation et la préservation physique des registres
- Participer à la liaison avec les autres communes et les institutions partenaires
Participation aux activités annexes d'un service état civil
- Préparation des célébrations (mariage, baptême républicain, etc.)
- Gestion des dispositifs de recueil des titres d'identité
- Préparation et/ou délivrance d'autorisations de fermeture de cercueils
- Formation des officières et officiers d'état civil
- Formalités administratives liées aux services à la population
Activités spécifiques
- Préparation des célébrations (mariage, baptême républicain, etc.)
- Gestion des dispositifs de recueil des titres d'identité
- Réponse aux formalités administratives liées aux services à la population
- Participation aux opérations de recensement de la population
- Inscription et mise à jour des listes électorales
- Participation à l'organisation et au déroulement des scrutins

Savoirs
- Connaissance de l'environnement territorial
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité
- Information générale relative à l'état civil (IGREC)
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Procédures et réglementation relatives à la transmission du nom
- Procédures et réglementation relatives au changement de nom et de prénom
- Notions sur les procédures de l'adoption
- Procédures et réglementation relatives aux unions (mariage et PACS)
- Procédures et réglementation relatives au funéraire
- Notions sur la gestion des listes électorales
- Notions sur le fonctionnement du répertoire électoral unique (REU)
- Notions sur le recensement citoyen
- Tenue des registres
- Progiciel de gestion de l'état civil
- Lutte contre la fraude documentaire
- Tribunaux (TJ, TP)
- Partenaires externes du service d'état civil (INSEE, MinInt, MAE, etc.)
Relationnel
- Contacts directs avec le public
- Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques, sociaux (aide sociale à l'enfance)
- Collaboration avec la préfecture, le procureur de la République et le parquet civil
- Relations avec le ministère de la Justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
- Contrôle de la CNIL (Commission nationale informatique et libertés)
- Représentation de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures
- Travail en réseau avec les officières et officiers d'état civil d'autres communes
Contraintes
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public (permanence ponctuelle en soirée ou week-end ; présence lors de la célébration des mariages le samedi)
- Fonctionnaire titulaire engageant sa responsabilité civile et pénale en application d'un arrêté de délégation pour assurer les fonctions d'officier(ère) d'état civil (art. R2122-10 du CGCT)
- Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de conflits
- Devoir de confidentialité

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Lutte contre la fraude
• Audition